Bisidderrollen som tillidsrepræsentant

Hvis du som TR bliver bedt om, og accepterer, at deltage i fx en tjenstlig samtale som bisidder, skal du sikre, at de formelle regler for en tjenstlig samtale og advarsler bliver overholdt. De formelle krav til en advarsel står ikke i lov eller andre regler. De er i stedet fastlagt ud fra tidligere domme og afgørelser (retspraksis). Hvis du ønsker en vurdering i en konkret sag, kan du altid kontakte juristerne i DTP.

DTP håber, at du tilbyder din kollega (medlem) at være bisidder, hvis vedkommende skal til:

• en tjenstlig samtale eller
• et afklarende møde, som kan munde ud i en tjenstlig samtale eller en mundtlig/skriftlig advarsel. 
• sygefraværssamtaler, som handler om kollegaens fravær.

Det er en god idé at fortælle dine kolleger, at du som TR gerne vil tilbyde dig som bisidder, hvis de skulle blive indkaldt til møde med deres leder, og det drejer sig om noget tjenstligt eller sygefravær.

Du kan samtidig oplyse, at de kan bede om at få tid til at finde en bisidder. I praksis betyder det, at de bør have et passende varsel inden mødet.

Det er din kollega, der afgør, hvem han/hun ønsker at have med som bisidder. Det vil være naturligt og relevant, at det er TR.

Om en medarbejder skal have tilbudt at få en bisidder med til en samtale afhænger af samtalens karakter. Ved tjenstlige samtaler og sygefraværssamtaler, skal den ansatte have mulighed for at tage en bisidder med.

Nogle gange kan det være svært på forhånd at vide, hvilken form for møde, der er tale om. Derfor er det en god ide, at du stiller dig til rådighed som bisidder, hvad enten din kollega er indkaldt med en skriftlig dagsorden eller ej. Du kan eventuelt aftale med din kollega, at du kontakter lederen for at få afklaret samtalens karakter.

En samtale eller et opsigelsesforløb er ubehageligt for de fleste, så til en samtale kan din kollega ofte misforstå, hvad der bliver sagt, og hvilke råd der bliver givet. Dér er den efterfølgende dialog med bisidderen uundværlig.

Skal kollegaen til en uformel samtale, skal I dog vurdere, om det er hensigtsmæssigt for en samtales positive udfald, om du deltager eller ej for ikke at skærpe situationen unødigt.

Som TR og bisidder er du både din kollegas og DTP's repræsentant i forhold til arbejdsgiveren.

Det betyder, at du skal sørge for, at din kollegas rettigheder respekteres, og at din kollega ikke forpligter sig til mere, end vedkommende har pligt til her og nu. Du kan læse mere om rettighederne her på TR-siderne.

Det er vigtigt, at din kollega har tillid til, at du repræsenterer hans/hendes interesser. Du skal derfor ikke diskutere din kollega med jeres leder, uden at I har aftalt det. Vi anbefaler også, at du kommer og går sammen med din kollega til en samtale.

Sørg for at du og din kollega får afstemt, hvad din bisidderrolle er under mødet. Din kollega skal vide, at det er ham/hende, der er til samtale, og derfor skal føre ordet.

Som bisidder er du primært den lyttende og opsamlende, der:

• Sikrer, at formelle regler mv. omkring mødet er i orden.
• Sikrer at din kollegas rettigheder bliver respekteret.
• Medvirker til at sikre, at din kollega har forstået, hvad lederen spørger om, kritiserer osv.
• Sikrer, at din kollega ikke forpligter sig til mere, end han/hun har pligt til her og nu.

DTP anbefaler, at I forbereder jer grundigt. I skal altid være mere end velkomne til at kontakte juristerne i DTP for råd og sparring.

Hvis der ikke findes en dagsorden inden mødet, skal du og din kollega bede om en. Er der en dagsorden eller skriftlig indkaldelse, hvor det ikke fremgår, at der er tale om en tjenstlig samtale eller sygefraværssamtale, kan du fastholde, at mødet er en orientering af din kollega.

Er din kollega fx indkaldt til en sygefraværssamtale, men lederen begynder at tale om din kollegas egnethed, skal du bede lederen om at holde sig til dagsorden og ellers - under en pause - anbefale din kollega, at I afbryder mødet.

Hvis lederen ved mødets start oplyser, at din kollega skal have en advarsel, eller at mødet er en partshøring med henblik på afskedigelse, skal du gøre lederen opmærksom på, at I ønsker en skriftlig partshøring. De må altså udlevere en såkaldt høringsskrivelse om påtænkt afskedigelse/påtænkt advarsel.

Det betyder, at afgørelsen bliver udsat, fordi din kollega skal have mulighed for at komme med en udtalelse. Retten til at få sagen udsat og til at komme med en udtalelse fremgår af Forvaltningsloven.

Du skal sammen med din kollega udarbejde høringssvaret. I er velkommen til at sende jeres skrivelse til gennemgang hos DTP for at sikre, at de formelle juridiske rammer er overholdt.

Du kan altid bede om en pause under mødet. Det kan være relevant, hvis derfx kommer oplysninger frem under mødet, som du har brug for at drøfte med din kollega.

Det kan også være en god idé at tage en pause, hvis din kollega bliver bedt om at tage forpligtende stilling til noget, som du vurderer, at han/hun ikke kan/skal overskue uden tid til at tænke sig om eller uden at have kontaktet fx DTP mv.

Kommer arbejdsgiveren med negative/kritiserende oplysninger om din kollega, skal du bede om dokumentation for disse oplysninger og spørge arbejdsgiveren om, hvad der er gjort tidligere/vil blive gjort fremadrettet for at rette op på forholdene.

Arbejdsgiver har notatpligt, hvis oplysningerne skal kunne bruges over for din kollega. Alle mundtlige oplysninger, der har betydning i en sag, skal skrives ned.

Oplysningerne kan fx være klager fra borgere eller kolleger, oplysninger om samarbejdsvanskeligheder fra kolleger, ledere eller andre, påstande om uregelmæssigheder som tyveri, sløseri, urimelig væremåde eller andet, samt oplysninger om sygefravær.

Arbejdsgiver har pligt til at tage referat af mødet, hvis oplysningerne skal kunne bruges over for din kollega, fx i en senere afskedigelsessag.  

Uanset arbejdsgivers notatpligt anbefaler DTP, at du skriver stikord under mødet, så du og din kollega kan diskutere oplysninger og konklusioner efter mødet. På den måde har du lettere ved at komme med relevante bemærkninger og rettelser til referatet, som I kan kræve indarbejdet, før I godkender det.

Din kollega skal vide, hvad vedkommende skal ændre. Konsekvenserne ved ikke at ændre adfærd skal også oplyses.

Arbejdsgiveren skal give en passende periode til at rette op på forholdene, så medarbejderen har en reel mulighed for at rette op på den kritiserede adfærd. Der er ikke regler for længden af denne periode. Den vil afhænge af, hvad der skal ændres.

Indimellem vil en TR måske opleve, at rollen som bisidder kan være i strid med egne eller de øvrige kollegers interesser. Du kan som TR komme til at stå i en situation, hvor det kan opleves som vanskeligt at være bisidder.

Derfor er det vigtigt, at du har fokus på, at:

• Det er ikke dig, der er indkaldt til samtale.
• Du er valgt til at varetage den enkeltes interesser overfor arbejdsgiveren.
• Som bisidder skal du være med til at sikre, at regler og aftaler overholdes, at samtalen bliver så konstruktiv som muligt, og at det enkelte medlem har en person at støtte sig til.
• Sørge for, at det står klart både over for dine øvrige kolleger og over for din arbejdsgiver, at du er til samtalen som TR og som DTP's repræsentant. Det er ikke ensbetydende med, at din kollegas holdning er et udtryk for din egen personlige holdning.
• Har du brug for sparring om bisidderrollen, kan du altid kontakte de juridiske konsulenter i DTP.